Личный помощник руководителя

Руководителю небольшого полиграфического Рекламного Агентства (наш рабочий штат всего 4 человека) требуется помощник (личный секретарь / личный ассистент). ПРОСЬБА ОБЯЗАННОСТИ И ТРЕБОВАНИЯ ЧИТАТЬ ВНИМАТЕЛЬНО !!!
Обязанности:
Составлять логистические маршруты для нашего водителя и в течение дня контролировать его передвижение по маршруту (путем общения с ним по телефону в течение рабочего дня). Контролировать документооборот с поставщиками, с подрядчиками и с клиентами. Контролировать готовность заказов у подрядчиков и ведение переговоров с ними при срыве сроков поставок. Ежедневно заполнять и вести таблицу заказов нашей типографии и ежедневно контролировать ход исполнения этих заказов у подрядчиков (через эл. почту или по телефону). Заказывать расходные материалы у поставщиков и продукцию у подрядчиков. Ведение деловой переписки по электронной почте (или автономное ведение без вмешательства руководителя, или иногда будет необходимо писать письма под диктовку руководителя, как стенографисту). Составлять и согласовывать договоры с подрядчиками, поставщиками и заказчиками, отправлять их по электронной почте или по почте России. Составлять коммерческие предложения (КП) на основании предварительных расчетов, предоставленных руководителем или сделанных самостоятельно, и отправлять эти КП заказчикам. Рассчитывать цены по входящим полиграфическим запросам от клиентов (после прохождения обучения). Рассчитывать цены и вести заказы по сувенирной продукции (после прохождения обучения). Выполнять прочие поручения руководителя по различным направлениям деятельности нашей типографии. Выполнять различные поручения руководителя по его личным делам (функции личного секретаря), например, искать лекарства по аптекам и ездить за ними и т.д. Возможны местные командировки в пределах СПб, как по личным делам руководителя, так и по рабочим делам типографии. Вести нашу группу в социальной сети "ВКонтакте". Секретариат, делопроизводство, ведение договорных отношений. Вести календарь руководителя (расписание). Напоминать о встречах и запланированных делах.
Требования:
Внимательность, исполнительность, дисциплина и ПЕДАНТИЧНОСТЬ ВО ВСЕХ СФЕРАХ РАБОТЫ. Умение грамотно, понятно, КРАСИВО, СКЛАДНО и педантично писать письма по электронной почте поставщикам, подрядчикам и клиентам (переписка по электронной почте у нас занимает 70% от всего рабочего времени!) Уверенный пользователь ПК (Word и Excel). Высокая обучаемость и быстрое развитие новых навыков. Знание офисной оргтехники (принтер, сканер). Умение четко и ясно формулировать мысли (особенно - в письменной форме!) Энергичность, коммуникабельность, умение приветливо общаться с окружающими в любых обстоятельствах. Стрессоустойчивость, спокойствие и терпеливость.
Условия:
Работа в офисе (наш офис - это 2 небольшие комнаты в бизнес-центре). Рабочий штат у нас маленький - всего 4 человека, поэтому внутри коллектива обычно сохраняются хорошие доброжелательные отношения. 8 часовой рабочий день (с 10.00 до 18.30) с перерывом на обед (перерыв 30 минут). Обед "плавающий" (в любое время с 10.00 до 18.30) по ситуации (в зависимости от срочности текущей работы). Выплата з/п два раза в месяц (аванс и з/п). Испытательный срок - 3 месяца. Оплата: 1) Испытательный срок: з/п от 50 000 рублей до 70 000 рублей; 2) После исп. срока повышение з/п до 80 000 рублей. На собеседовании вам будет необходимо пройти ряд письменных тестов - это может у вас занять от 1,5 до 2 часов.