Офис-менеджер

Эта вакансия - отличная возможность для человека проявить свою склонность к порядку в делах и организаторские способности. У нас нет авралов, мы ценим планомерную и качественную работу. Мы проводим для В2В компаний тренинги для отделов закупок, продаж и руководителей. У нас объективно лучшие тренинги по закупкам в России, а по тренингам продаж программа ТОП-10. 1. Обязанности офис-менеджера: А. Сопровождение бумажного и электронного документооборота с клиентами и поставщиками: выгрузка реестра сделок с клиентами и поставщиками 1 раз в месяц; проверка наличия закрывающих документов в бумажной форме или ЭДО; сбор недостающих документов через менеджеров отдела продаж или самостоятельно взаимодействуя с контрагентами; отчёт руководителю о закрытом месяце (результат – полное наличие всех документов); при необходимости: запрос актов сверок у контрагентов – через менеджеров ОП или напрямую. Б. Помощь руководителю компании: бронирование билетов и отелей; подготовка документов; оформление программ тренингов, КП, презентаций. В. Подготовка раздаточных материалов к тренингам: печать рабочих тетрадей, сертификатов, необходимых материалов; брошюрирование тетрадей. Г. Ведение кадрового делопроизводства – до 15 человек. Д. Сервисное взаимодействие с внешними тренерами: отправка и координация запросов; связь менеджер-тренер; контроль проведения программ обучения по чек-листу; поддержание актуального содержания программ тренингов, информации на сайте; курирование взаиморасчетов (оплат); поддержание документооборота: договорные и закрывающие документы по оказанным услугам. Е. Поддержание работоспособности офиса: поддержание порядка в офисе, решение возникающих орг вопросов; заказ необходимого для функционирования офиса: вода, канцелярия, расходники. 2. Приоритет качеств Организаторские способности. Умение контролировать исполнение общей задачи несколькими сотрудниками. Ответственное отношение к порученным делам, внимательность; Аккуратность, любовь к порядку и чистоте. 3. Ожидания к кандидату Желание и возможность проработать на этой позиции минимум 1,5-2 года; Организаторские способности. Предстоит объединять работу нескольких людей: ставить им несложные, но важные задачи, контролировать их исполнение; Лёгкое вступление в контакт с незнакомыми людьми; Нужен ответственный и порядочный человек, которому можно доверить личную репутацию руководителя; Грамотный русский язык – устный и письменный. Умение излагать свои мысли письменно и поддерживать грамотное общение с контрагентами; Внимание к мелочам и деталям в мелочах. Понимание, что мелочи имеют важнейшее значение в бизнесе; Аккуратность, любовь к порядку и чистоте; Проактивная жизненная позиция. Самостоятельный и инициативный человек, которого не нужно подгонять и стоять над душой с напоминаниями и требованиями; Высокая самодисциплинина. Важно работать по принципу «поручил и знаешь, что будет сделано»; Профессиональное владение вордом, экселем и пауэрпойнтом; Spoken English will be an advantage. 4. Что вы получите Взаимодействие с ведущими бизнес-тренерами страны и доступ к лучшим бизнес-материалам и методикам; Свободу в планировании и управлении своей работой; Возможность вырасти до руководителя отдела; Интересные и разноплановые задачи – организационные и творческие, результат по которым ценен и важен компании; Лучшего в мире начальника) 5. График и условия Оклад 75000 на руки; Официальное трудоустройство. Работа в офисе, Санкт-Петербург, м. Новочеркасская. Удалённую работу не рассматриваем; График 5:2, с 09:00 до 18:00. 6. Оценка деятельности офис-менеджера Доля закрытых документов за месяц; Соответствие чек-листу проведённых тренингов внешними тренерами; Своевременная подготовка раздаточных материалов для тренингов; Соответствие чек-листу приведённых открытых тренингов; Порядок в офисе.