Специалист по документообороту / Делопроизводитель

В команду «Ивентологии» ищем специалиста по документообороту для управления внутренней документацией. Удалённая работа, частичная занятость с возможностью роста внутри компании. Нам нужен специалист, который возьмёт на себя рутину делопроизводства. Тот, кто любит и умеет создавать реестры, систематизировать и поддерживать порядок во всём. Скрупулёзный, дотошный, внимательный человек. «Ивентология» на рынке с 2015 г. Мы постоянно растём в задачах, команде, выручке. У нас 3 онлайн-школы в нишах маркетинга, онлайн-образования, ивентов и масштабные конференции («Суровый Питерский SMM», SOLD OUT, «Белая конфа»). А также множество других проектов на стадии реализации. Вакансия открыта в связи с расширением отдела и увеличением объёмов работ. В команде есть действующий специалист по документообороту, он ведёт все проекты компании и очень нуждается в ответственном помощнике, который заберёт часть работы на себя и будет отвечать за результат. Что предстоит делать: докручивать процессы работы с документами формировать и вести реестры договоров формировать и обрабатывать документы (договоры, приложения, счета, акты) обеспечивать контроль документооборота (электронного и бумажного) взаимодействовать с клиентами и командой по вопросам документального сопровождения проектов, а также по запросу оригиналов договоров, закрывающих документов, предоставлению отчётов собирать и структурировать электронные версии договоров, актов, соглашений (должны быть в PDF и подписаны) обеспечивать актуальность баз знаний в своей зоне ответственности отправлять корреспонденцию контрагентам работать полностью самостоятельно. Мы будем рады видеть в команде человека, который: имеет подтверждённый опыт (от года) работы с документами. Кандидатов без опыта не рассматриваем знает основы договорных отношений, форм учётных документов и порядка составления отчётности может назвать себя «человек-система», «человек-структура», является перфекционистом во всём, что касается решаемых задач содержательно и ответственно подходит к ведению любых дел, умеет работать с большим объёмом документооборота в режиме многозадачности, отличается высокой скоростью работы и организованностью пунктуален и любит делать всё вовремя, а иногда и заранее внимателен и к системным вопросам, и к мелочам обладает аналитическим складом ума — иначе систему не построить (может провести предварительный анализ, структурировать информацию в таблицу или презентацию) безупречно владеет основными программами (Word, Excel, Google и аналоги) и любит таблички (а они отвечают взаимностью)) любит и умеет работать самостоятельно, не нуждается в постоянном контроле обладает грамотной устной и письменной речью умеет работать в команде, ориентируется на личный и командный результат. Будет преимуществом: опыт работы с удалённой командой, в системах электронного документооборота, с CRM-системами (работаем в Bitrix24) знакомство с нашими проектами, стандартами работы желание работать и развиваться в нише. Что мы предлагаем: график 5/2, удалённая работа в хорошем коллективе, на связи необходимо быть в рабочее время по МСК оплата в соответствии с рынком, неполная занятость (на старте — 3–4 часа в день) возможный рост в объёме работы, задачах и деньгах — всё будет зависеть от ваших способностей и умений возможность развития: это стартовая позиция в большой команде, мы будем делиться опытом, давать обратную связь и помогать прокачивать навыки бесплатное обучение на наших курсах и другие возможности. Будем рады соискателю из Санкт-Петербурга (периодически предстоит решать офлайн-задачи — например, отправлять почту, так как не все в 2024 году верят в электронный документооборот). И теперь, если вы внимательно прочитали вакансию и решили, что хотите с нами работать и имеете релевантный опыт, начните сопроводительное письмо (отклик) со слов: чем вас привлекла вакансия, и укажите город, ссылки на соцсети (обязательно) и сколько часов в день готовы уделять сотрудничеству с нами. Отклик на вакансию с сопроводительным письмом —> тестовое задание —> интервью с будущим руководителем —> оффер —> работа в крутой команде.